Justin DiRose
Sep 21, 2021 • 7 min read
私たちDiscourseは、2013年の創業以来、少し異なる方法で仕事をしてきました。一か所に集まって働くのではなく、グローバルに分散したチームとして活動しています。私たちは非同期で働くことで、コラボレーションからタイムゾーンという要素をほぼ排除しています。つまり、主にDiscourseを通じた文章でコミュニケーションを取っています。週次のチームコールを除いて、ほとんどミーティングを行いません。タイムゾーンをまたいだコラボレーションにおいて、文章でのやり取りが最もシンプルな方法だとわかっているからです。
私たちの会社のマネージャーは、ワークロードにも非常に気を配っています。もし従業員が抱えている業務をこなすのに苦労しているようであれば、負担を分担するためのリソースを追加します。この点において、私たちは真に人を第一に考える会社であることを目指しています。
長年にわたり、私たちは効果的に協力し合うためのいくつかのことを学んできました。本日は、分散チームで業務とワークロードを管理するためにDiscourseを効果的に活用する、私たちのシンプルな戦術をご紹介したいと思います。
まとめると、以下のとおりです。
- Todoカテゴリを作成する
- チェックリストとテンプレートを活用する
- ブックマークでアイテムを追跡する
- アサインで作業の責任を明確にする
- トピックタイマーでアイデアを再確認する
- 鳥瞰図でワークロードを管理する
準備はよいですか？始めましょう！
Todoカテゴリを作成する
Discourseで作業を追跡し始めるシンプルな方法は、Todoカテゴリを作成することです。その中に、自分やチームが完了すべき各Todoアイテムのトピックを作成します。最初の投稿では、作成者がTodoのスコープと望ましい成果を概説できます。優れたプロジェクトにはこれらの要素が少なくとも概説されているものです。そこからチームメンバーがTodoに取りかかったり、チームが目の前のタスクについてさらに詳細を議論したりすることができます。これがDiscourseを業務に活用するメリットの一つです。複数の場所に断片化した会話や作業が散らばる代わりに、業務に関する会話がアクションに変わる唯一の場所としてDiscourseが機能します。
Discourseチームでは、新機能のTodoを始めることがよくあります。その機能がユーザーインターフェースへの要素追加を含む場合、デザイナーがエクスペリエンスの見た目や使い心地についてのアイデアを提案します。それはエンジニアがすでにコードを書いている最中であることも少なくありません。このような作業の途中でのオープンなコラボレーションがあるからこそ、私たちのチームはスピーディーに動くことができるのです。さらに、余分な手間をかけずに、関心のあるすべての人が状況を把握し続けられます。
Todoが完了したら、担当しているチームメンバーがそのトピックをクローズして、次のアイテムに移ります。
プロのヒント：ページURLに
https://example.com/latest?status=closedまたは?status=openパラメータを使用して、トピックリスト上でクローズまたはオープンのステータスでトピックをフィルタリングできます。例としてMetaのクローズ済みトピックをすべて表示するをご覧ください！
チェックリストとテンプレートを活用する
チェックリストは、プロセスが毎回特定の方法で完了されることを確保するために欠かせないものです。アトゥール・ガワンデは著書『チェックリスト・マニフェスト』の中で、これがいかに重要であるかを強調しています。ガワンデは医師であり、例の多くは病院に関するものですが、ビジネスクリティカルなプロセス（例：オンボーディング、レポーティングなど）にチェックリストを用意することで、毎回正しい方法で実行することができます。
DiscourseにはChecklist Pluginが用意されており、このようなリストを非常に簡単に作成できます。投稿を下書きする際、新しい行の先頭に [] を追加するだけです。投稿が保存されると、会話の文脈の中にクリック可能なチェックボックスが表示されます。複数のチェックボックスを並べ、見出しを追加すれば、誰でも使えるチェックリストの出来上がりです。
優れたチェックリストを作ることも大切ですが、それを再利用可能にすることも重要です。そこでReply Templateコンポーネントが役立ちます。このコンポーネントをインストールしたら、以下のようにあらかじめ定義されたwrapブロック内にチェックリストを追加するだけです。
[wrap=template key="template-name"]
My recurring checklist
- [ ] task 1
- [ ] task 2
[/wrap]
投稿が保存されると、テンプレートの内容があらかじめ入力された新しい返信またはトピックを自動的に生成するためのボタンが表示されます。チェックリストに変更を加える場合は、テンプレートの投稿に対して行います。そうすることで、それ以降に作成される各チェックリストにその変更が反映されます。
ブックマークでアイテムを追跡する
チームメンバーが興味深いアイデアを共有したり、調査すべきことを提案したりすることがあります。こういった場合の一つのアプローチとして、メモやタスクリストなど外部ツールでこれらのアイテムを追跡する方法があります。Discourseでは、ブックマーク機能でアプリ内で簡単にこれを実現できます。
ブックマークを使用するには、投稿の下部にあるリボンアイコンをクリックするだけです。するとモーダルが表示され、単純にブックマークを保存するか、時間指定リマインダーを追加するかを選択できます。時間指定リマインダーは、あらかじめ設定した時間になると通知を送信します。通知をクリックすると、ブックマークした投稿に直接移動します。
ブックマークは、後で参照するための興味深い投稿や役立つ投稿のリストを作ったり、レビューして返信すべき投稿のタスクリストを作ったり、後で行うべきことや考えるべきことを自分にリマインドしたりするために活用できます。ブックマークの全リストは、ユーザーメニューの「ブックマーク」タブで確認できます。
アサインで作業の責任を明確にする
複数人でタスクを担当するチームで働いている場合、誰が何に取り組んでいるかを把握することは重要です。そこでAssign Pluginが役立ちます。Assignは、スタッフ（管理者またはモデレーター）が特定のトピックの所有権を引き受けたり、割り当てたりできる機能です。トピックを自分にアサインすることは、チームに対して「心配しないで。これは私が担当します！」と伝えることを意味します。
このPluginを使用してトピックをアサインする方法は2つあります。
- 個人へのアサイン
- グループへのアサイン
個人へのアサインは非常にシンプルです。リストから個人を選んでアサインするだけです。グループへのアサインは、これが強力になる場面です。
Discourseでは、すべての従業員がどのチームに所属しているかを定義するグループに属しています。これまでの活用方法の一つとして、グループ（例：@tech-advocates）をメンションして、そのチームのいずれかが完了すべき新しいTodoを通知するというものがありました。メンション通知は数が多すぎると見落とされてしまうことがあります。その代わりに、今ではトピックをグループにアサインできるようになりました。グループへのアサインはグループのメンバーに目立つ形で通知され、そこからチームメンバーの一人がトピックを自分にアサインして作業を開始できます。
作業が完了してトピックがクローズされると、アサインは自動的に解除され、チームメンバーのリストからもクリアされます。簡単ですね！
トピックタイマーでアイデアを再確認する
特定のTodoに関する議論が行き詰まる場合があります。たとえば、それを完了するための最善のアプローチを決めかねているときなどです。あるいは、良いアイデアではあるけれど、今はまだ取り組む時期ではないという場合もあります。アイテムを後日再確認する必要がある場合、適切なタイミングで前面に持ってくる良い方法が必要です。
Discourseのトピックには、タイマーが切れたときにアクションを実行する特別なタイマーを設定できます。そのアクションの一つが、トピックを自動的にバンプすることです。バンプとは、トピックをリストの先頭に戻すだけを目的として投稿する、古いフォーラム用語です。Discourseインスタンスのスタッフは、トピックに自動バンプタイマーを設定できます。3週間後にTodoを再確認したい場合、その期間の自動バンプタイマーを設定しておけば、タイマーが切れたときにシステムがトピックをリストの先頭にバンプします。これは、特定のアイデアに後で戻りたいという単発の場合に便利です。
Todoカテゴリ内のオープンなアイテムを見逃したくない場合はどうすればよいでしょうか？そこで、カテゴリ内のトピックへの自動バンプが役立ちます。Todoが50件以上といった大量にある場合、Todoカテゴリの設定で Number of open topics to automatically bump daily の値をゼロより大きい値に設定できます。毎日、システムはそのカテゴリ内でクローズされていないトピックを1件自動的にリストの先頭にバンプします。チームがそれに対応する準備ができていれば、会話が再開されます。
鳥瞰図でワークロードを管理する
長期間にわたって過度に働くと、従業員はバーンアウトに陥ることがあります。マネージャーの仕事の一つは、自分がリードする従業員が健全なワークロードを維持しているかを確認し、バランスが崩れている場合は、業務をより均等に分配できるよう支援することです。
先に紹介したAssign Pluginには、この目的を達成するための機能があります。グループのページには「Assigned」ペインがあります。このビューでは、グループの各メンバーが一覧表示され、アサインされているトピックの数が表示されます。チームリーダーはこのビューを使って、どの従業員が多くのワークロードを抱えているか（さらに多くの作業を直接アサインするのを避けるため）、どのような種類の業務をしているか、そして負担をより均等に分担できるかもしれないチームメンバーがいるかどうかを確認できます。
より効果的に協力し合う
これらのアプローチをいくつか取り入れることで、Discourseはチームがより効果的に協力し合うために役立ちます。また、DiscourseチームがどのようにDiscourseを活用しているかについての記事も執筆していますので、ぜひご覧ください。チームワーク専用にDiscourseインスタンスを設定することにご興味があれば、30日間完全無料のDiscoure for Teamsトライアルをお試しください。
原文はこちら：
Good Loopでは、Discourseのセルフホスティングを安価で提供しています。開発元であるCDCK社の協力のもと、公式ブログ記事の翻訳・公開など、日本での普及にも努めています。