Stella Kapakos
May 20, 2022 • 5 min read
「～経由で送ってもらえますか？」と言ったり、そう言われたりしたことがある方は、非同期コミュニケーションの世界を体験されたことになります。
非同期コミュニケーションとは、情報を提供したり要求したりする際に、コミュニケーションがリアルタイムで行われないため、送信者が即座の返答を期待しない、あらゆる種類のコミュニケーションのことです。
昔ながらの例で言えば、手紙のやり取りがこれにあたります。しかし現代では、異なるタイムゾーンにいる相手にメッセージを送り、相手の都合の良いときに返信してもらうことができます。運が良ければ会話がリアルタイムで進むこともありますが、多くの場合、即座の返信は期待されていません。
非同期コミュニケーションが持つ広大なリーチは、非同期コミュニケーションツールの多くの優れた点のうちのひとつに過ぎません。その他にも素晴らしい点があります。
すぐに答えを出すプレッシャーが少ない。 最初の返答が最善でない場合、非同期メッセージングでは、言いたいことを伝えられるまで書き直す時間が与えられます。会話が終わった後に「もう一度やり直したい」と感じることもなくなります。
コミュニケーションの記録が残る。 疑い深く聞こえるかもしれませんが、意思決定を含むリアルタイムの会話では、誤解が生じる余地が生まれることがよくあります。誰もが、誤解に満ちた気まずい会話はしたくないものです。
あなた：「でも、あなたはこれが欲しいと言っていましたよね！」
相手：「いいえ、そんなことは言っていません。」
あなた：「……」
一方、非同期コミュニケーションツールを使用すれば、実際に書いた内容の記録が常に残ります。幸いなことに、ポイント1に従って言いたいことを考えることができるため、記録に残る内容は会話中に話す内容よりも熟考されたものになります。
リアルタイムのコミュニケーションによる割り込みのストレスを軽減する。 研究によると、業務中の割り込みは、仕事上のストレス、フラストレーション、プレッシャーを増加させます。非同期で作業することで、深い集中力を必要とする作業中にインスタントメッセージの通知が鳴らないよう設定することができます。デスクに来てすぐに対応を求める同僚を完全に遮断することはできませんが、そのメッセージをしばらく無視することは可能です。
非同期コミュニケーションの人間的な側面
これだけ聞くと、非同期コミュニケーションがそれほど優れているなら、なぜ人々はわざわざ対面で話し合うのかと思われるかもしれません。
少なくともアリストテレスによれば、人間はいまだに社会的な生き物です。残念ながら、リモートワークをする際に一部の従業員が直面する困難もあります。Bufferの2020年リモートワーク実態調査によると、リモートワーカーが抱える上位3つの悩みは次の通りです。
コラボレーションとコミュニケーション
オフィスで働く場合、非同期コミュニケーションツールはリアルタイムの会話を生み出すためによく使われます。「私のメールは届きましたか？」という質問は、メールを送信してから自分のデスクに戻るまでの時間内によく交わされます。
即時の会話の方がより効果的で、より良い結果をもたらし、よりスポンテーニアスなアイデアが生まれると一般的に考えられています。しかし、コラボレーションやブレインストーミングの真実は、リアルタイムでブレインストーミングをした人々は多くのことを達成したと感じるものの、データはそれが誤った認識であることを示しています。実際には、リモートチームの方がより創造的なアイデアを生み出せるのです。これはいくつかの要因が組み合わさった結果です。
- ソーシャル・ローフィング：グループ内で評価される際に努力を怠るという心理的現象です。要するに、プロジェクトに名前を連ねているのに何も作業をしないグループメンバーのことです。誰もがそういった人物であったか、もしくはそのような人物を知っているものです。
- 評価懸念：評価されることへの恐れであり、嘲笑や拒絶を恐れてアイデアを出せなくなることがあります。
- 発言妨害：一人または複数の人物のアイデアがブレインストーミングのセッションを支配し、同等かそれ以上に優れている可能性のある他のアイデアを封じ込めてしまうことです。
言うまでもないことですが、チームメンバーがアイデアや意見をグループに加えることを躊躇しており、そのアイデアへの反応を恐れているところに、自分のアイデアを共有する同僚がいて、そのアイデアが当時の支配的なアイデアによって遮られてしまうと、最終的により少ない創造的なアイデアしか得られず、ブレインストーミングセッション自体の価値も低下してしまう可能性があります。
一方、匿名機能を備えたリモートの非同期アイデア生成では、より創造的なアイデアをその出所ではなくアイデア自体の内容で評価することができ、自分のアイデアが聞き入れられなかったり拒否されたりすることへの不安も少なくなります。自分の貢献が評価されないと感じたい人はいません。優れたアイデアの妨げを取り除くには、グループに貢献できるツールを人々に提供することが大切です。
Discourseでは、チームとしての協力にDiscourseを活用しています。Wordleのスコアを含め、ほとんどのトピックはディスカッションとコラボレーションに開かれています。特定の少数の人にだけ見せたい内容があれば、個人メッセージを送ることもできます。
孤独感と孤立感
リモートワーク文化を持ちながら定期的な対面コミュニケーションを促進しない職場では、従業員は同僚や会社そのものとの繋がりを感じにくくなることがよくあります。リモートワーク環境において、文化の中にソーシャルな側面を取り入れることが重要になるのは明らかです。
社内コミュニティでは、全従業員が参加してコミュニティ意識を育めるよう、アイスブレイカーのトピックを設けています。
そのようなトピックの例としては、次のものがあります。
- 最近見た素晴らしいテレビ番組を勧めてもらえますか？
- 生活の質を向上させ、もっと早くやっておけばよかったと思うことは何ですか？
- おすすめの映画は何ですか？
- 途中で席を立った映画は何ですか？
これらはすべて、同僚の間で多くの議論を生んだトピックです。中には何千件もの返信が寄せられているものもあります。
同僚がどのような人物であるか、共通の興味があるかを知ることは、絆を育む体験を生み出す鍵となります。このような信頼構築の活動は、安全で健全、そして友好的な職場を作るために非常に重要です。信頼を築くために100%対面である必要はありませんが、あらゆることと同様に、バランスが必要です。非同期を基本とする企業としての在り方を補完するために、私たちは同僚とのリアルタイムの対面コミュニケーションの重要性も信じており、同様の部署や地域の従業員が集まって近況を話し合える週1回のミーティングを設ける方針を採用しています。
仕事から切り離せない
自宅が職場になると、いつ仕事が終わるかを明確にすることが重要になります。これを実現する主な方法のひとつは、仕事を終えてコミュニケーションをオフにする習慣を作ることで、常に繋がっていなければならないという不安を和らげることです。
組織が非同期コミュニケーションツールを導入すれば、24時間365日繋がっている必要はありません。通知をオフにして散歩をしたり、マインドフルな瞑想をしたり、ヨガなどの身体的な活動に取り組んだりすることで、仕事が実際に終わったことを強化する一線を引く助けになります。
私たちの文化は非常に人を中心に置いており、ワークライフバランスと組織を構成する人々の幸福を大切にしています。その結果、世界中の労働者が自分のペースで協力し、生産性を発揮し、自分たちをサポートするコミュニティの一員であると感じられるよう、非同期のDiscourseツールを中心に据えたプロセスを構築しています。
これが正しい道
非同期コミュニケーションは全員の参加と意見の提供を促進するため、私たちはその利点を深く信じています。では、チームの一員としてどのように参加しているでしょうか？密かにソーシャル・ローファーだったりしますか？世界での出来事があなたの働き方をどのように変えたか、あるいは変えなかったか、そしてリモートワーク時にどの非同期コミュニケーションツールを好んで使用しているかをぜひ教えてください。
原文はこちら：
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