Hawk
Mar 4, 2018 • 4 min read
編集者注：このトピックについては、現在の私たちのDiscourse活用方法を最新情報とともに新しいブログ記事で改めて取り上げています。こちらからご覧ください。
私たちのウェブサイトで述べているとおり、私たちはDiscourseをチームの主要な連携ツールとして使用し、そのDiscourse自体を構築しています！
コラボレーションツール
私が初めてDiscourseチームに参加したとき、この働き方は見慣れないものに感じました。それまでTrello、Google Docs、Basecamp、Zendesk、Todoist、そしてSlackに慣れ親しんでいたためです。
これまで私が勤めてきた多くの組織では、上記のあらゆる組み合わせを試みていました。それらのシステムから解放された身軽さに歓喜するまでに、1週間もかかりませんでした。
メールの縦割り構造から抜け出し、完全に分散したチームを管理するために必要なバラバラのコミュニケーションチャネルの数を最小限に抑えることができます。チームの他のメンバーとのつながりを感じながらも、通話や会議といった気散じを最小限にとどめ、実際の業務に集中できています。まるで大掛かりな春の大掃除を終えた後のような清々しさを感じました。
チームメンバー間の「ちょっとした確認」には自社のチャットプラグインを使用していますが、そのデータは一時的なものになりえます――無料のSlackプランを使ったことがある方ならご存知のように。重要な長期的知識はDiscourseに移すようにしており、チャットメッセージをトピックに引用できる機能を追加しました。また、チャットメッセージにブックマークを設定することも可能です。これにより、再度参照する必要があるとわかっていても、まだトピックを立てる準備ができていないメッセージを探して延々とスクロールする手間を省けます。永続的な共有ファイルストレージとしてGoogle Docsも限定的に使用していますが、必要な量はそれほど多くなく、使用しているのはその程度です。
私たちは2つのDiscourseインスタンスを運用しています：
- コミュニティとの交流、一般的なサポートの提供、フィードバックの収集を行う、公開向けのMeta。
- 内部での議論や、社内のナレッジベース・ランブックを管理するプライベートインスタンス。
しかし、Discourseを使用しているのは一般的な議論だけではありません。
プロダクトマネジメント
私たちはDiscourseを使用して、製品のロードマップを公開管理しています。新機能のリクエストはコミュニティメンバーがfeaturesカテゴリにこのプロセスに従って投稿します。リクエストはチームによってレビューされ、承認された機能は可視性を高めるためにタグを使用してロードマップ上を進んでいきます。
私たちが使用しているもの：
- 機能リクエストの進捗を示すタグ。
- チームメンバーへの作業割り当てのためのDiscourse Assign。
タスクマネジメント
私たちはDiscourseの社内インスタンス上のカテゴリを使ってタスクを管理しています。新しいタスクはtodoカテゴリに作成されます。場合によっては即座にアサインされ、またある場合にはグループにタグ付けしてタスクの可視性を高め、チームメンバーがDiscourse Assignを使ってそれを引き受けられるようにしています。タスクが完了するとトピックはクローズされます。記録が不要な短期または一時的なTodoには、トピックタイマーを使用して削除しています。
私たちが使用しているもの：
- チームメンバーへの作業割り当てのためのDiscourse Assign。
- タスク完了後にトピックをクローズまたは削除するためのトピックタイマー。
- タスクをビジネスグループごとに整理するためのタグ。
サポートチケット管理
私たちはDiscourseをプライベートなメールサポートポータルとしても活用しており、チーム全体でサポートの負担を分かち合うことができます。team@discourse.org宛にメールを送ると、それをプライベートグループメッセージとして、中央のDiscourseメールボックスで対応しています。
ステージドユーザーアカウントが設定されており、個人ごとに連絡履歴を管理できます。その仕組みの詳細についてはこちらをご覧ください。
この設定により、全員がオープンなチケットを完全に把握でき、過去のチケットも簡単に検索できます。それは学習のためにも、何が議論・約束されたかを把握するためにも役立ちます。
タイムゾーンをまたいでシームレスに参加できます。Discourseの通知が受信リクエストを知らせてくれます。必要なときに人をタグ付けしたり、タスクを完了させる必要があるときにチームメンバーをアサインしたり、フォローアップのためにメッセージをブックマークしたり、トピックタイマーでリマインダーを設定したり、ウィスパートピックを使ってチームとして互いにサポートしたり、メモを取ったり、問題のトラブルシューティングをしたりすることができます。
私たちが使用しているもの：
- GmailのラベルがどのようにGmailで機能するかと同様に、プライベートメッセージを整理するためのタグ。
- 「入力中」機能により、誰かが同時に返信してしまうことを防いでいます。
- Discourse Assignにより、サポート案件のオーナーシップを付与または引き受けることができます。
- 「ウィスパー投稿」により、トピック内にすべての関連情報を保持しながら、チームとして非公開でリサーチやトラブルシューティングを行うことができます。
ヒント：投稿のタイトルを編集して、誰もが一目でメッセージを識別できるようにしましょう。
ナレッジベース
私たちはDiscourseを公開・非公開の両方のナレッジリポジトリとして活用しています。Meta上のhowtoカテゴリは、特定のプラットフォームや環境を使ってDiscourseをセットアップ・設定・インストールする方法を解説するチュートリアルトピックをコミュニティが執筆したクラウドソース型ナレッジベースです。
社内では、プライベートなDiscourseインスタンスをランブックの保管に使用しています。これは、時差のある従業員がプロセスを文書化するのに最適な方法であり、他の従業員が質問への回答を待たずに生産的に作業を進められるようにしています。
私たちが使用しているもの
- 類似トピックをグループ化するためのサブカテゴリ
- 分類のためのタグ
- 投稿をより経験豊富なDiscourseユーザーに限定するためのトラストレベル
- ナレッジベーストピックの検索とフィルタリングのためのDiscourse Docsプラグイン（例：meta.discourse.org/docs）
私たちはDiscourseを使ってDiscourseを構築することを強く信じており、より優れたチームコラボレーションツールにするために、プロセスとDiscourse自体の両方を常に改善し続けています。リモートチームの運営方法に関するさらに有益な情報は、Discourseを使った業務と作業負荷の管理に関する記事をご覧ください。
原文はこちら：
Good Loopでは、Discourseのセルフホスティングを安価で提供しています。開発元であるCDCK社の協力のもと、公式ブログ記事の翻訳・公開など、日本での普及にも努めています。